10 astuces pour utiliser Excel au travail

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03 SEP
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On connaît tout ce fameux logiciel tableur produit par Microsoft Office, nommé Excel. Si certains l’utilisent régulièrement pour noter quelques tâches et classifier une chose spécifique, d’autres ne possèdent Excel que comme complément à ses logiciels frères comme Microsoft Word ou PowerPoint. Pourtant, Excel représente un outil très fonctionnel, en particulier, lorsqu’on est au travail. Si vous ne savez pas comment utiliser ce tableur pour votre boulot, voici 10 astuces pour utiliser Excel au travail.

 

1. Bien présenter la page Excel​

A son ouverture, Excel ne se présente pas de la meilleure façon, si on s’exerce dans le domaine professionnel. Pour mieux se présenter, la grille doit être masquer sur certaines pages. Voici la méthode la plus simple si on veut masquer la grille : un premier clic-droit sur la barre à outil afin d’accéder à la barre à outil formulaires. Ensuite, en maintenant ensemble Ctrl et Alt dans la barre à outil, glissez sur : « Afficher ou masquer la grille » et choisissez votre option. Voilà : un seul clic pour afficher et masquer les cadres.

 

2. La fonction audit


Cette fonctionnalité permet de voir toutes les cellules concernées dans une formule. Pour le faire, on va vers l’onglet « Outils » puis « Audits de formule » et à la fin, on sélectionne « Afficher la barre d’outils Audits ». Pour mettre en évidence la cellule que l’on veut auditer, on clique sur « Repérer les antécédents » et des flèches bleus vont apparaître pour identifier les cellules concernées par le calcul.

 

3. Le passage à la ligne


Parfois, les caractères des contenus qu’on souhaite insérer dans une cellule peut être vraiment longue. De ce fait, il est impératif de l’ajuster. Pour ce faire, il suffit d’un clic droit et sélectionner format de la cellule. On peut alors entrer dans l’onglet « Alignement » et choisir « renvoyer à la ligne automatiquement ».

 

4. Excel et se deux touches pratiques


Dans la modification d’un contenu d’une cellule, la touche F2 aide beaucoup sur l’édition d’une cellule. La seconde touche qu’il faut connaître avec Excel, c’est F4. Dans la répétition d’une commande, cette touche F4 nous aide à revenir à la commande antérieure, si besoin.

 

5. Utiliser davantage la calculatrice


La calculatrice située en bas du tableur est principalement utilisée pour effectuer la somme d’une sélection. Néanmoins, la calculatrice peut faire mieux qu’une simple addition. En cliquant droit sur le résultat, vous avez la possibilité de faire une soustraction, une division ou une multiplication. D’une autre part, la calculatrice peut également mémoriser les notes sur les cellules non contiguës, en appuyant sur « Ctrl ».

 

6. Changement de classeur ou page


La touche « Ctrl » et « Tab » vous permet de bien gérer votre travail dans le cas où on utilise beaucoup de feuilles. En combinant même Ctrl avec « Pagedown » et « Page up », on peut aisément passer d’une page à l’autre.

 

7. Suppression et modification de l’apparence d’une cellule


Pour la suppression de la cellule, on tape sur la touche « D » tout en maintenant la touche « Ctrl ». Si on souhaite une modification de l’apparence, il faut en même temps appuyer sur B et Ctrl.

 

8. Insertion de la date et l’heure


Pour insérer la date et l’heure, voici les astuces simples. Si on clique successivement sur la touche « Ctrl » et « ; », la date apparaît. De même, lorsqu’on appuie sur « Ctrl » et « : », c’est l’heure qui est montrée par Excel.

 

9. Former un groupe de travail grâce à Excel


Un groupe de travail représente plusieurs feuilles sélectionnées appartenant à un seul classeur. Bien qu’on ne reconnaît pas officiellement cette qualité sur Excel, le logiciel peut bel et bien former un groupe de travail. Pour ce faire, il suffit de sélectionner un onglet et d’appuyer sur la touche Ctrl. Les modifications faites vont alors s’appliquer à tout le groupe de travail.

 

10. Excel pour votre portable !


Enfin, utiliser Excel au travail peut également rimer à utiliser Excel sur le portable. Aujourd’hui, il existe une application Excel pour Android et iOS que vous pouvez télécharger gratuitement. Cette application peut se lier à votre ordinateur de bureau pour envoyer vos données à n’importe quel moment.