Comment faire un carnet d’entretien de la copropriété ?

Comment faire un carnet d’entretien de la copropriété ?

La gestion d’une copropriété implique différentes obligations dont la tenue d’un carnet d’entretien. Ce document permet aux différents copropriétaires d’avoir des informations sur la gestion de l’immeuble. Que doit-il contenir ? Comment l’établir ?

Ce qu'il faut retenir :

ℹ️ Informations techniques Contient les travaux et maintenance réalisés.
🔒 Responsabilité du syndic Le syndic est responsable de sa bonne tenue.
📝 Éléments obligatoires Adresse, identité du syndic, dates d'échéance.
🔧 Contrats d'entretien Références des contrats et travaux réalisés.
🏗️ Plan pluriannuel de travaux Mentions des travaux et leur échéancier.
💻 Version numérique Consultation gratuite pour les copropriétaires.
📄 Mise à jour régulière Le syndic doit actualiser les informations régulièrement.

Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien de la copropriété ?

Le carnet d’entretien de la copropriété est un document qui comporte des informations techniques du site, les travaux réalisés à divers niveaux et la maintenance effectuée. Il est créé et entretenu par le syndic de copropriété conformément à la loi n°65-557 du 1 juillet 1965.

Ce document peut être consulté à tout moment par les occupants de l’immeuble. Par conséquent, la loi oblige le syndic à mettre régulièrement à jour le carnet d’entretien. Comme le précise le site www.groupe-orex.com, en cas de mauvaise tenue du carnet, le syndic de copropriété porte l’entière responsabilité des déconvenues qui peuvent en survenir. Il peut être obligé de payer des dommages et intérêts.

Ce qui doit figurer sur ce carnet d’entretien

Pour être conforme à la législation et véritablement exploitable, le livret d’entretien de la copropriété doit contenir des informations obligatoires :

  • l’adresse de l’immeuble concerné,
  • l’identité et les coordonnées du syndic de copropriété,
  • la mention des dates d’échéance.

En plus de ces principaux éléments, on peut retrouver dans le carnet, les références de tous les contrats d’assurance souscrits. En ce qui concerne l’assurance dommage ouvrage, les données sont inscrites dans le carnet uniquement quand la garantie est toujours valable. Si des travaux importants (ravalement de façade, réfection de toiture…) sont effectués sur le site, l’année de leur réalisation doit figurer dans le document. L’identité des professionnels ou entreprises ayant exécuté lesdits travaux doivent aussi apparaître dans le livret.

Le syndic a l’obligation de mentionner les références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que la date de leurs échéances. Il doit également inscrire la liste des travaux exigés pour la conservation de l’immeuble en précisant les équipements ou éléments du bâtiment concernés. L’échéancier recommandé pour les différentes interventions figure aussi parmi les mentions obligatoires du livret d’entretien. Ce document doit aussi mentionner les travaux exigés dans le plan pluriannuel de travaux (PPT) et leur échéancier.

carnet d'entretien

Établissement du carnet d’entretien de l’immeuble

Pour établir le carnet d’entretien, le syndic doit tenir compte du type de copropriété. Si le site comporte plusieurs bâtiments, l’organe de gestion établit un seul livret au sein duquel il réserve une partie à chaque lot.

Quand il y a plusieurs syndicats secondaires, le syndic a l’obligation d’établir un livret d’entretien pour chacun. Toutefois, les informations liées à la gestion des parties communes seront indiquées dans un chapitre du carnet du syndicat principal.

La consultation du livret d’entretien de copropriété peut se faire par les copropriétaires sur demande. Ils envoient une lettre au syndic pour entrer en possession du document. La version numérique du livret leur est envoyée gratuitement. Si un copropriétaire souhaite recevoir le carnet en version papier, le syndic est en droit de lui facturer ce service. Mais c’est l’assurance pour le propriétaire de détenir une trace des éléments importants de ce carnet d’entretien.

Le syndic de copropriété est responsable de la mise à jour régulière du livret d’entretien au fur et à mesure que des travaux ou modifications sont exécutés.